PREGUNTAS FRECUENTES
RECUPERACIÓN USUARIO O CONTRASEÑA
La aplicación móvil ANTOFILO permite recuperar tanto el nombre de usuario como la contraseña en caso de olvido, garantizando un acceso seguro y sin inconvenientes.
Los pasos que debe realizar son los siguientes:
1. En la pantalla principal dar clic en la opción ¿No puedes iniciar sesión?
2. En la siguiente pantalla seleccionar la opción Recuperar usuario.
3. En el formulario ingresar el correo que registro en la aplicación, su identificación y código de empresa.
4. Se enviará un mensaje a su correo electrónico registrado indicando su nombre de usuario.
Los pasos que debe realizar son los siguientes:
1. En la pantalla principal dar clic en la opción ¿No puedes iniciar sesión?
2. En la siguiente pantalla seleccionar la opción Recuperar contraseña.
3. En el formulario ingresar su nombre de usuario, correo que registro en la aplicación y su identificación.
4. Se enviará un mensaje a su correo electrónico registrado indicando su nueva contraseña, la misma que podrá ser cambiada desde la aplicación.
REINICIAR TIMBRES
Para realizar un reinicio de timbres es necesario realizar lo siguiente:
- Ingresar al menú de la aplicación móvil.
- Seleccionar la opción Configuración
- Ingresar a Opciones.
- Activar las opciones:
- Reinicio de asistencia
- Reinicio de actividad
- Omitir alimentación
Estas opciones se visualizaran en el menú principal cuando se haya realizado un timbre de asistencia o actividad.
1. Ingresar al menú de la aplicación.
2. Seleccionar la opción Configuración.
3. Seleccionar la opción Reiniciar asistencia.
4. Se visualizará que las opciones de marcación inician nuevamente desde la ENTRADA.
1. Ingresar al menú de la aplicación.
2. Seleccionar la opción Configuración.
3. Seleccionar la opción Omitir alimentación.
4. Se visualizará que la siguiente opción de marcación es SALIDA.
1. Ingresar al menú de la aplicación.
2. Seleccionar la opción Configuración.
3. Seleccionar la opción Reiniciar Permiso.
4. Se visualizará las opciones de asistencia respectivas.
1. Ingresar al menú de la aplicación.
2. Seleccionar la opción Configuración.
3. Seleccionar la opción Reiniciar actividad.
4. Se visualizará el timbre de INICIO de actividad.
NOTIFICACIONES Y ALERTAS
La aplicación móvil ANTOFILO gestiona el envío y la recepción de notificaciones según el rol del usuario:
- Administrador: Recibe alertas enviadas por todos los usuarios, notificaciones sobre la vigencia de la aplicación y los accesos de los usuarios. Además, tiene la capacidad de enviar notificaciones o comunicados a usuarios seleccionados o a todos los usuarios de la aplicación.
- Empleado: Recibe notificaciones y comunicados importantes.
Esta funcionalidad esta habilitada solo para usuarios con rol Administrador.
1. Ingresar al menú de la aplicación.
2. Seleccionar la opción Configuración.
3. Seleccionar la opción Notificaciones.
4. Activar las notificaciones que se deseen recibir.
– Alertas: Notificación de eventos que pueden considerarse emergentes.
– Sistema: Notificaciones que indicarán el tiempo de vigencia de la aplicación.
– Cambios de dispositivo: Notificaciones que indican cuando el usuario ingresa por primera vez a la aplicación o accede a la misma desde otro dispositivo.
La opción Alerta hace referencia al envío de notificaciones de carácter urgente o importante. Su función principal es enviar una alerta a los Administradores de la aplicación, especificando el responsable del envío, la hora, la fecha y la ubicación. Dado que esta acción debe realizarse rápidamente, no se requiere ingresar información u observación adicional.
En la aplicación no es posible eliminar notificaciones, pero sí archivarlas para que no se muestren en la interfaz. Para hacerlo, sigue estos pasos:
1. Ingresa al menú de la aplicación.
2. Selecciona la opción Notificaciones.
3. Desliza hacia la izquierda la notificación que deseas archivar.
Es importante tener en cuenta que, aunque las notificaciones archivadas no se visualicen en la aplicación, seguirán almacenadas en el servidor.
Esta funcionalidad está habilitada solo para usuarios con rol Administrador.
Para configurar el mensaje de la opción Alerta, siga los siguientes pasos:
1. Ingrese al menú de la aplicación.
2. Seleccione la opción Configuración.
3. Acceda a Empresa.
4. La última opción corresponde al Mensaje de Alerta. Presione el ícono EDITAR.
5. Ingrese el nuevo mensaje y presione GUARDAR.
Una vez guardado, este será el mensaje que se visualizará cuando los usuarios envíen una Alerta.
CONFIGURACIÓN DE OPCIONES DE MARCACIÓN
La aplicación permite realizar marcaciones con los siguientes aspectos:
- Timbres con o sin registro de fotografía.
- Timbres con o sin conectividad a internet.
Esta configuración lo podrán realizar solo los usuarios con rol Administrador.
1. Ingresar al menú de la aplicación.
2. Seleccionar Empleados.
3. Buscar el nombre del usuario al que desea activar el uso de la cámara y seleccionarlo.
4. En la pantalla de información de los datos del usuario presionar el ícono EDITAR, que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla.
5. Activar la opción Cámara requerida.
6. Presionar el botón GUARDAR, que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla.
Esta configuración se aplicará en un plazo de tres horas. Sin embargo, si desea visualizar el cambio de inmediato, deberá cerrar sesión y volver a acceder a la aplicación.
Esta configuración lo podrán realizar solo los usuarios con rol Administrador.
1. Ingresar al menú de la aplicación.
2. Seleccionar Empleados.
3. Buscar el nombre del usuario al que desea desactivar el uso de internet requerido para el registro de timbres.
4. En la pantalla de información de los datos del usuario presionar el ícono EDITAR, que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla.
5. Desactivar la opción Internet requerido.
6. Presionar el botón GUARDAR, que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla.
Esta configuración se aplicará en un plazo de tres horas. Sin embargo, si desea visualizar el cambio de inmediato, deberá cerrar sesión y volver a acceder a la aplicación.
MARCACIONES LOCALES
La aplicación móvil ANTOFILO permite a los usuarios acceder a los registros de asistencia realizados y consultar los detalles asociados a cada uno.
La aplicación móvil ANTOFILO registra detalladamente cada marcación realizada por los usuarios, incluyendo los siguientes datos:
ID de numeración del registro: Identificador único asignado a cada marcación.
Tipo de marcación realizada:
Asistencia: Incluye eventos como entrada, inicio de alimentación, fin de alimentación y salida.
Actividades: Registro del inicio y fin de actividades específicas.
Timbre independiente: Marcaciones para eventos específicos no categorizados en las opciones anteriores.
Fecha y hora de la marcación: Momento exacto en que se realizó la marcación.
Estado de la conexión durante la marcación:
Conexión a internet: Indica si la marcación se realizó con acceso a internet.
Sin conexión a internet: Señala que la marcación se efectuó sin acceso a internet.
Conexión Wi-Fi: Especifica si se utilizó una red Wi-Fi durante la marcación.
Conexión de datos móviles: Indica el uso de datos móviles en el momento de la marcación.
Precisión de la ubicación capturada: Nivel de exactitud de la geolocalización registrada al momento de la marcación.
Almacenamiento de la marcación:
Almacenada en el servidor de la aplicación: Confirma que la marcación ha sido enviada y guardada en el servidor central.
Almacenada solo en la memoria del dispositivo: Indica que la marcación permanece en el dispositivo y aún no se ha sincronizado con el servidor.
Estos datos aseguran un seguimiento preciso y detallado de las actividades y asistencias registradas por los usuarios en la aplicación ANTOFILO.
Los registros de marcaciones realizados a través de la aplicación móvil ANTOFILO se gestionan de la siguiente manera:
Con conexión a internet: Los timbres se almacenan tanto en el servidor de la aplicación como en la memoria del dispositivo.
Sin conexión a internet: Los timbres se guardan únicamente en la memoria del dispositivo y se enviarán automáticamente al servidor una vez que se restablezca la conexión.
Es importante destacar que los timbres pueden eliminarse solo de la memoria del dispositivo; los registros almacenados en el servidor permanecerán intactos.
Para eliminar los timbres de la memoria del dispositivo, siga estos pasos:
1. Acceda al menú de la aplicación.
2. Seleccione la opción Registros locales.
3. Elija el tipo de marcación que desea eliminar: TIMBRES o ACTIVIDADES.
4. Ingrese el rango de fechas de las marcaciones a eliminar y presione el botón BUSCAR.
5. Se mostrará la lista de marcaciones correspondientes.
6. En la parte superior izquierda de la aplicación, encontrará el ícono para eliminar las marcaciones de la memoria del dispositivo.
Recuerde que esta acción solo afecta los datos locales en su dispositivo; los registros en el servidor de la aplicación no se verán afectados.
REGISTRO DE MARCACIONES
En la aplicación móvil, las opciones de marcación se presentan de acuerdo con el registro previo realizado por el usuario. Si se registra una entrada, la siguiente marcación disponible será de alimentación o de salida. En el caso de las actividades, una vez iniciada una actividad, la aplicación indicará que el siguiente timbre deberá ser para finalizar dicha actividad.
Los timbres de asistencia se inhabilitan al registrar un timbre de permiso porque es necesario completar el tiempo de permiso antes de continuar con el registro normal de asistencia. Mientras el permiso esté activo, no es posible realizar otras marcaciones, como alimentación o salida. Para reanudar el registro de asistencia, el usuario debe marcar el fin del permiso.
Los timbres de permiso se deshabilitan al registrar un timbre de alimentación, ya que es necesario completar el tiempo de alimentación antes de permitir una nueva marcación de permiso. Mientras el timbre de alimentación esté activo, no se podrán realizar otras marcaciones. Para registrar un permiso, el usuario debe marcar primero el fin de la alimentación.
La opción Timbre hace referencia al registro de timbres que no están vinculados con la asistencia o actividades. Su propósito es registrar eventos o situaciones particulares sobre las cuales se desea hacer una observación específica.
REPORTES
La aplicación móvil permite la descarga de reportes en formato Excel, SCV y PDF. La descarga de reportes dependerá del rol del usuario.
La aplicación móvil permite a los usuarios con rol Administrador descargar los siguientes reportes:
1. Reporte General
Formato: Excel
Contiene 4 hojas de cálculo:
– Timbres
– Asistencia
– Novedades
– Alertas
2. Reporte Timbres
Formatos: PDF y CSV
Incluye todas las marcaciones realizadas, tanto de asistencia como timbres independientes o de eventos específicos.
3. Reporte Asistencia
Formatos: PDF y CSV
Muestra todos los timbres de asistencia (entradas, inicio y fin de alimentación, y salida). También presenta:
– El total de tiempo de alimentación
– El total de horas trabajadas, tanto en formato de horas como en formato decimal
– Las observaciones de los timbres realizados
4. Reporte Alertas
Formatos: PDF y CSV
Muestra todas las notificaciones de alerta enviadas por los usuarios.
5. Reporte Novedades
Formatos: PDF y CSV
Muestra las novedades asociadas a una marcación, tales como:
– Hora del timbre diferente a la del servidor
– Fecha y hora diferente a la del servidor
– Timbre local (almacenado solo en el dispositivo)
– Sin conexión a internet
– Coordenadas inexactas (posiblemente sin señal de internet)
– Precisión de ubicación inusual
6. Reporte de Actividades
Formatos: PDF, Excel y CSV
Muestra el registro de timbres de actividades realizadas con su respectiva información:
– Inicio y fin de la actividad
– Ubicación
– Fotografía (si está configurada)
– Observación
Usuarios con rol Empleado pueden descargar los siguientes reportes en formato PDF:
1. Timbres
2. Asistencia
3. Alertas
La aplicación móvil permite a los usuarios con rol Administrador agregar un logo institucional en la cabecera de los reportes. Para realizar esta configuración, sigue los siguientes pasos:
1. Ingresa al menú de la aplicación.
2. Selecciona la opción Configuración.
3. Accede a Empresa.
4. Carga el logo institucional.
5. Recorta la imagen para que se ajuste al tamaño admitido por la aplicación.
6. Una vez configurado, el logo se visualizará en la cabecera de los reportes descargados.
Estas opciones se visualizan exclusivamente para los usuarios con rol Administrador y tienen el propósito de verificar la fecha y hora de los timbres registrados en relación con la configuración del servidor.
SERVIDOR: Muestra los timbres con la fecha y hora ajustados según la configuración del servidor.
CELULAR: Muestra los timbres con la fecha y hora tal como se registraron en el dispositivo móvil.
Si se ha realizado algún cambio en la fecha y hora en el dispositivo móvil, los timbres reflejarán esa diferencia en las marcaciones realizadas, permitiendo identificar cualquier discrepancia con la hora configurada en el servidor.
GEOCERCAS
La aplicación permite registrar y gestionar ubicaciones mediante geocercas, definiendo un punto geográfico y un radio de cobertura para controlar las zonas habilitadas para marcación. El uso y las restricciones de geocercas dependerán de la configuración asignada a cada colaborador.
1. Ingrese a Antofilo con un usuario Administrador de Empresa.
2. Desde el menú principal, seleccione la opción Ubicaciones.
3. Presione Registrar ubicación.
4. Ingrese el nombre de la ubicación o zona que desea registrar.
5. Presione el botón del mapa y seleccione el punto geográfico correspondiente.
6. Ingrese el radio en metros que definirá el perímetro de la ubicación.
7. Presione Registrar ubicación para guardar la configuración.
El radio permite definir, en metros, el perímetro alrededor del punto seleccionado en el mapa que será reconocido por Antofilo como parte de la ubicación registrada.
Por ejemplo, si una ubicación tiene configurado un radio de 100 metros, las marcaciones realizadas dentro de ese perímetro serán identificadas como pertenecientes a dicha ubicación.
1. Ingrese a Ubicaciones desde el menú principal.
2. Seleccione Listar ubicaciones.
3. Seleccione la ubicación que desea gestionar.
4. Presione Ver en mapa para verificar su posición geográfica.
5. Presione Editar para modificar los datos de la ubicación.
6. Presione Eliminar si desea quitar la ubicación registrada.
1. Desde el menú principal, ingrese a Empleados.
2. Busque y seleccione al colaborador que desea configurar.
3. Presione el botón Editar.
4. Active la opción correspondiente al uso de geocercas.
5. Guarde los cambios realizados.
Una vez habilitada esta opción, Antofilo podrá identificar la ubicación desde la cual el colaborador realiza sus marcaciones.
La opción Restringir fuera de geocerca permite limitar las marcaciones de un colaborador únicamente a las ubicaciones previamente registradas en Antofilo.
Cuando esta opción está activada, el colaborador deberá encontrarse dentro del perímetro de una ubicación registrada para poder realizar su marcación.
El comportamiento dependerá de la configuración asignada al colaborador.
Si tiene activada la opción Restringir fuera de geocerca, no podrá realizar la marcación mientras se encuentre fuera de las ubicaciones registradas.
Si la restricción no está activa, podrá realizar la marcación y, al no encontrarse dentro de una ubicación registrada, Antofilo mostrará DESCONOCIDO en la observación correspondiente.
1. Verifique que el colaborador tenga habilitado el uso de geocerca.
2. Una vez que el colaborador realice su marcación, consulte el registro correspondiente.
3. Revise el campo de observación de la marcación.
4. Si se realizó dentro de una ubicación registrada, se mostrará el nombre de la ubicación.
5. Si se realizó fuera de las ubicaciones registradas y el colaborador tiene permitido hacerlo, se mostrará DESCONOCIDO.
ÁREAS
La aplicación permite organizar al personal mediante Áreas, las cuales pueden representar departamentos, sucursales u otras divisiones de la empresa. La gestión y configuración de cada Área dependerá del tipo de usuario y de los permisos asignados.
Las Áreas permiten organizar al personal de la empresa de acuerdo con su estructura interna. Pueden utilizarse para representar departamentos, sucursales u otras divisiones que la empresa requiera identificar dentro de Antofilo.
Las Áreas son registradas por Casa Pazmiño S.A. de acuerdo con la cantidad de áreas, departamentos o sucursales informadas por la empresa cliente.
Una vez creadas, el usuario Administrador de Empresa podrá modificar sus nombres para identificarlas de acuerdo con las necesidades de la organización.
1. Ingrese a Antofilo con un usuario Administrador de Empresa.
2. Desde el menú principal, seleccione Configuración.
3. Ingrese a la opción Áreas.
4. Seleccione el Área que desea modificar.
5. Edite el nombre de acuerdo con la denominación utilizada por su empresa.
6. Guarde los cambios realizados.
El Administrador de Área es un usuario encargado de gestionar la información y las configuraciones del personal asignado a una determinada Área.
Sus acciones se limitan a los colaboradores que se encuentran dentro de las Áreas que tiene bajo su administración.
El Administrador de Área puede realizar las diferentes configuraciones disponibles en Antofilo para los colaboradores pertenecientes a las Áreas que administra.
La información y las opciones disponibles dependerán de las funcionalidades habilitadas dentro de la aplicación.
La asignación de usuarios como Administradores de Área es responsabilidad del Administrador de Empresa, quien determina qué usuarios podrán gestionar al personal de cada Área.
No. El Administrador de Área únicamente puede gestionar a los colaboradores pertenecientes a las Áreas que le hayan sido asignadas.
El control general de las Áreas y la distribución del personal entre ellas corresponde al Administrador de Empresa.
Únicamente el usuario Administrador de Empresa puede cambiar a un colaborador de un Área a otra.
Esta acción no puede ser realizada por un Administrador de Área.